WSS Docs

Основная статья: СЭД (подробнее)

WSS Docs – продукт автоматизации делопроизводства, ведения электронного документооборота на базе MS SharePoint. Возможности WSS-Docs позволяют автоматизировать любой произвольный процесс электронного документооборота.

2024: Возможность работы с сертификатами электронных подписей, выпущенных в приложении «Госключ»

СЭД WSS Docs делает подписание документов быстрым и экономичным за счет возможности использования приложения «Госключ». Об этом разработчик сообщил 2 июля 2024 года.

𝓲

WSS-Consulting

В системе электронного документооборота WSS Docs реализована возможность работы с сертификатами электронных подписей, выпущенных в приложении «Госключ». Это позволяет сэкономить на выпуске средств подписания для сотрудников, обеспечивая их при этом возможностью заверения документов в считанные секунды в приложении на смартфоне.

«Госключ» — это государственное мобильное приложение для удаленного подписания документов с сохранением юридической значимости.

Возможности приложения «Госключ» для физических лиц:

1. Самостоятельный бесплатный выпуск сертификатов электронных подписей УНЭП, УКЭП.
2. Для получения сертификата УНЭП достаточно наличия подтверждённой учётной записи на портале «Госуслуги».
3. Для выпуска сертификата УКЭП дополнительно требуются загранпаспорт нового образца и смартфон с NFC-модулем.
4. Получение сертификатов подписей занимает несколько минут.

Технология подписания с помощью «Госключа» доступна для любых процессов, автоматизируемых с помощью WSS Docs. Например, ее можно использовать во внутреннем электронном документообороте. После того, как в WSS Docs принимается решение о необходимости подписания документа, он автоматически передается в «Госключ». После заверения документа в приложении, подпись сотрудника автоматически прикрепляется к карточке документа в СЭД WSS Docs. Таким образом, процесс занимает всего пару кликов и по-максимуму автоматизирован.

Особое качество от использования добавленного функционала ощутят компании, в которых ведется кадровый электронный документооборот. Интеграция с «Госключом» позволяет подписывать дистанционно практически любой кадровый документ. Воспользоваться приложением можно везде, где есть доступ к сети Интернет, что позволяет подписывать документы независимо от того, где находятся сотрудники – в офисе, в командировке или в цеху. Благодаря наличию удаленной идентификации работодатель может быть уверен, что документ заверил человек с подтверждёнными в государственном сервисе персональными данными.

Использование «Госключа» избавляет компании от необходимости следить за сроком действия электронных подписей сотрудников. Сертификаты УНЭП и УКЭП, выпущенные в приложении, действительны 12 месяцев. Далее сотрудник может самостоятельно бесплатно выпустить новый сертификат. «Госключ» обеспечивает необходимый уровень информационной безопасности и имеет сертификацию ФСБ.

2023: WSS Docs 5 на базе ОС Linux

Компания WSS-Consulting 4 декабря 2023 года представила No-Code ECM-платформу WSS Docs 5, основанную на open source-технологиях.

WSS Docs 5 работает на операционной системе Linux, а в качестве СУБД использует PostgreSQL. Платформа входит в реестр отечественного ПО и полностью отвечает задачам импортозамещения.

WSS Docs 5 автоматизирует процессы кадрового учета, делопроизводства, закупок, бухгалтерии, решает задачу хранения данных в электронных архивах. Система разработана с учетом потребностей российского бизнеса: поддерживает работу с машиночитаемыми доверенностями, позволяет подписывать документы с помощью электронной подписи и обмениваться ими с контрагентами за счет интеграции с операторами ЭДО.

Гибкий No-code движок позволяет решать самые разнообразные задачи путем настроек в удобном визуальном конструкторе – создавать нестандартные виды карточек и документов, настраивать сложные бизнес-процессы и правила. Отказ от программирования позволяет быстро и качественно осуществить внедрение системы, а также адаптировать ее по мере появления новых потребностей бизнеса.

Клиентам доступны различные варианты развертывания – на локальных серверах и в облаке, что делает систему доступной как для небольших компаний, так и для enterprise-сегмента.

В перечень поддерживаемых дистрибутивов операционных систем WSS Docs 5 входит Astra Linux, в качестве СУБД возможно использование Postgres Pro. Оба продукта включены в Единый реестр российских программ, что позволяет полноценно поддерживать и развивать систему. Для работы с документами предусмотрено множество офисных пакетов, среди которых российский "МойОфис", а также свободно распространяемые LibreOffice, OpenOffice.

Пользователям WSS Docs 5 доступны веб-интерфейс и мобильное приложение для устройств на базе iOS/Android, благодаря чему они могут работать с документами, где бы они ни находились.

2021: WSS Docs РД3

1 марта 2021 года компания WSS-Consulting объявила о выходе релиза системы электронного документооборота WSS Docs РД3. В обновленной версии продукта были оптимизированы системные показатели, а также добавлены возможности, нацеленные на удобство работы с системой.

По информации компании, оптимизирована производительность системы, облегчена база оперативных документов за счет разрезания данных на оперативные и архивные документы, изменена архитектура доступа к объектам системы, исключены ошибки искажения данных при сохранении документов или принятии решений за счет создания единого сохранения карточки.

Обновленный функционал включает следующее:

• На странице превью (в карточке и картотеке) появилась возможность выбора номера страницы для быстрого перехода к указанной странице.

Возможность сортировать карточки документов

• При отправке документа на повторное согласование система проверяет поля согласующих и выдает предупреждение, если нет дополнительных согласующих или решения текущих согласующих не были очищены.
• Карточки документов теперь можно сортировать по нескольким столбцам для удобства работы с большим потоком документов. Для этого нужно сделать сортировку по первому столбцу и с зажатой клавишей ctrl отсортировать документы по другим столбцам. Чтобы снять множественную сортировку, требуется отпустить клавишу ctrl и сделать сортировку по любому из столбцов.

Поручения к документу

• При создании поручений из файла добавлена возможность автоматической простановки времени для поручений, в которых указана только дата. Функциональность помогает при планировании задач в сжатые сроки.
• Изменилось окно рассылки документа. В предыдущей версии WSS Docs адресаты рассылки отображались в порядке рассылки документа. сортировка осуществляется в алфавитном порядке по возрастанию для упрощения поиска сотрудников. Также все поля окна рассылки в релизе системы имеют ограничение по высоте. Это позволит пользователям удобно работать в рамках небольшого окна. А в случае выбора большого числа адресатов, групп или адресов Email, появится скролл.

Окно рассылки документа

• Добавлено информационное окно при обработке карточки, открытой из оповещения.Ранее при сохранении карточки, открытой из оповещения, отображалась пустая вкладка.

В рамках оптимизации производительности системы была снижена нагрузка на сервера, оптимизирован поиск и отображение документов в папках интерфейсов, включен полнотекстовый поиск в папках интерфейсов, в окнах выбора документов и контекстном поиске в полях, оптимизирована скорость открытия и сохранения карточки документа.

При наличии мобильного приложения WSS Docs доступна функциональность автоматического входа в приложение через систему администрирования AppCenter. В данной системе администраторы подтверждают вход пользователя, блокируют устройства в случае утери сотрудником компании и смотрят историю действий.

В релизе системы AppCenter самостоятельно проверяет в СЭД принадлежность пользователя к компании. Если проверка прошла успешно, то устройство будет автоматически зарегистрировано в AppCenter без подтверждения администратора.

2020: Возможности WSS Docs

Функции

По состоянию на июнь 2020 года в коробочном варианте WSS Docs автоматизирует 10 бизнес-процессов:

• Входящие документы
• Исходящие документы
• Приказы и распоряжения
• Договоры и дополнительные соглашения
• Служебные и объяснительные записки
• Поручения по документам
• Протоколы совещаний
• Заявки на оплату счетов
• Архив нормативно-справочной информации
• Рабочие документы (документы со свободной маршрутизацией)

В основе системы – WSS Workflow for SharePoint. Благодаря этому можно изменять набор функций системы, не прибегая к программированию.

Характеристики

• Гибкость и адаптивность:
  • Решение можно расширять, используя WSS Docs API для платформы Microsoft.NET.
  • Легко назначить и сменить заместителей – система заместителей динамическая.
  • Можно на ходу изменить маршрут следования документа.
  • Поддерживает квалифицированную электронную подпись, интегрируется с операторами Диадок, Taxcom и другими.
  • 96% доработок на проектах внедрения выполняется без программирования.

• Быстродействие:
  • Отклик системы на действие пользователя – от 0,5 до 1,5 секунды.
  • Можно создавать до 10 тысяч документов в день без снижения производительности.

• Интерфейс и мультиплатформенность:
  • В WSS Docs простой и интуитивно понятный интерфейс: все процессы в одной картотеке; один документ – одна карточка без дополнительных вкладок.
  • Не требует установки на компьютеры пользователей, можно работать в браузере.
  • Есть приложение для смартфона и планшетного компьютера (на базе iOS, Android).
  • Пригодность для работы в территориально-распределенных компаниях и холдингах:
  • Можно настроить различные процессы документооборота в компаниях холдинга.
  • Типовые процессы движения документов учитывают холдинговую структуру.

Технические требования

• Microsoft Windows Server 2008/2012 R2
• SharePoint Server 2010/2013/2016 либо SharePoint Foundation 2010/2013 (бесплатная редакция)
• SQL Server 2008 R2/2014 (Standard или Enterprise)

2013

WSS Docs 4.3

1 ноября 2013 года компания WSS-Consulting анонсировала версию WSS Docs 4.3. Обновленное решение обеспечивает, по сравнению с предыдущей версией системы, оптимизированную обработку документов.

Новшества

Сокращено время ожидания ответа от системы при работе с 50 млн. документов до 1,5 секунд.

В новой версии WSS Docs реализованы все типовые бизнес-процессы, которые часто действуют в компании. электронный документооборот включает в себя работу с договорами и дополнительными соглашениями, приказами и распоряжениями, служебными записками, счетами на оплату, входящими/исходящими документами, протоколами совещаний, поручениями, нормативными документами или документами со свободной маршрутизацией.

Система помогает пользователям в разработке и настройке любых бизнес-процессов без использования программирования, используя только возможности настройки. Помимо этого, для удобства пользователей была произведена интеграция системы с Outlook, вследствие чего появилась возможность принятия решений «прямо из письма», что сильно упростило процедуру работы с документами.

В WSS Docs 4.3 предусмотрена возможность объединения филиалов компании или компаний холдинга в рамках единой СЭД. В обновленном решении доступен режим «Федерация», в котором серверы могут быть установлены в различных компаниях холдинга, однако благодаря прозрачной синхронизации всех документов компании, будут работать в едином информационном пространстве СЭД.

Доступность

Представление продукта ожидается в конце ноября 2013 года.

Функциональность и особенности WSS Docs 4.0

Система электронного документооборота WSS Docs 4.0, в коробочном варианте, автоматизирует процессы делопроизводства и документооборота:

• Регистрация входящих документов
• Подготовка и регистрация исходящих документов
• Согласование и регистрация приказов и распоряжений
• Контроль поручений по документам
• Регистрация протоколов совещаний
• Подготовка и регистрация служебных и объяснительных записок
• Согласование договоров
• Согласование заявок на оплату
• Архив нормативно-справочной информации

Основа системы - WSS Workflow for SharePoint, она позволяет:

• Изменять и создавать новые процессы обработки документов
• Создавать жесткие и гибкие маршруты движения документов
• Существенно изменять функционал системы, не прибегая к программированию

Система электронного документооборота WSS Docs - «коробочное» решение, с базовым набором функциональных возможностей и процессов, необходимых для организации электронного делопроизводства и документооборота.

Среди особенностей продукта:

Автоматизация документооборота в территориально-распределенных компаниях и холдингах

• Возможность настройки различных процессов документооборота в компаниях холдинга
• Модули СЭД различных компаний тесно интегрируются в рамках единой системы
• Типовые процессы движения документов учитывают холдинговую структуру

Функционирование в гибкой среде

• Функционал, позволяющий решению функционировать в ситуации изменения структуры компании и штатного расписания
• Динамическая система заместителей
• Возможность изменения маршрута документа «на лету»

Быстродействие и масштабирование

• Функционирование на типовом сервере позволяет проводить 4 тыс. документов в день
• При подключении дополнительного сервера производительность системы возрастает на 3 тыс. документов в день

Гибкость, открытость и расширяемость

• Возможности изменения процессов обработки документов для соответствия потребностям бизнеса
• Расширяемость системы благодаря открытой архитектуре и возможностям SharePoint

Технические требования

• Microsoft Windows Server 2008/Windows Server 2012

• SharePoint
  • Microsoft SharePoint Server 2010/2013
  • SharePoint Foundation 2010 (бесплатная платформа, входит в состав Windows Server 2008)

• SQL Server
  • SQL Server 2005/2008 (Standard или Enterprise)
  • либо SQL Server 2012 (для высоконагруженных решений)